Depuis 1987, le Centre de Gestion met des archivistes de formation universitaire à la disposition des communes et établissements publics du Département pour résoudre leurs problèmes de gestion d’archives.
Diagnostic :
Nous vous proposons d’effectuer une visite gratuite de vos fonds d’archives, et de rédiger un rapport précisant le travail archivistique à réaliser dans votre collectivité.
Tri et classement :
Nous effectuons une sélection des documents à éliminer en fonction des normes et délais légaux en vigueur, ceci après l’obtention du visa du directeur des Archives départementales. Les dossiers sont ensuite cotés, structurés suivant le cadre de classement officiel de 1926 et conditionnés dans des pochettes cartonnées et des boites archives.
Enfin, tous les dossiers sont inventoriés dans un répertoire numérique détaillé, ou inventaire. Cet instrument de recherche vous permet de mieux connaître le contenu de votre fonds d’archives, et d’optimiser les recherches dans l’ensemble de vos archives.
Maintenance :
Nous vous proposons d’assurer chaque année des missions courtes permettant l’actualisation du classement de base, mis en place au préalable.
Formation :
Nous assurons après chaque mission de tri et de classement, une formation à la gestion et à la recherche d’archives alliant les aspects théoriques et les exemples pratiques.
Aide à la gestion des documents courants :
Nous vous proposons d’organiser le classement des dossiers courants dans les bureaux administratifs. Ce travail présente un double avantage : une meilleure efficacité dans la recherche de documents au quotidien et un archivage plus aisé des papiers.
Etudes diverses :
Accompagnement lors de la création d’un service ; aide pour l’aménagement de locaux et le déménagement d’archives ; conseil pour la restauration et/ou la numérisation de documents,…
Mise en valeur du patrimoine archivistique :
Expositions, articles de presse ou pour les bulletins municipaux, interventions en milieu scolaire, travaux de recherches historiques divers,…
Propriété:
Les collectivités sont propriétaires de leurs archives, y compris celles déposées aux Archives départementales.
Rôles et obligations des collectivités :
Les collectivités doivent assurer la conservation et la mise en valeur de leurs archives. (article L 1421-3 du CGCT).
Par ailleurs, les frais de conservation d’archives sont pour les collectivités une dépense obligatoire. (article L 2321-2 du CGCT).
Rôle des maires :
Le maire est responsable civilement et pénalement de l’ensemble des archives de sa commune.
Sur demande, le service effectue le diagnostic gratuit de votre fonds d’archives et établit un rapport.
Les propositions faites dans le rapport concernant le travail archivistique à effectuer dans la collectivité est soumis au Conseil municipal et fait l’objet d’une délibération à transmettre au Centre de gestion.
Une période d’intervention en concertation avec le service intercommunal d’archives est planifiée.
Le Conseil d’Administration en date du 5 novembre 2018 a fixé le prix journalier du service de mise à disposition des archivistes intercommunaux à 300 € la journée.
Se rajoute, en fin d’année, le résultat de la péréquation des frais de déplacement qui fera l’objet d’une facture complémentaire.
Une convention de mise à disposition entre la collectivité et le Centre de Gestion sera signée.